En vigueur au 07/10/2024

La présente politique de confidentialité et de protection des données personnelles (ci-après la «Politique») a pour objet d'exposer les finalités, les modalités et les conditions de réalisation des traitements de données à caractère personnel par :

La société NEOXOM ENERGIE, société par actions simplifiée à associé unique, au capital de 30 000 € , immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Marseille sous le numéro 801 517 202, dont le siège social est situé au 1120 route de Gémenos, 13400 Aubagne, et ayant pour président la société NEOLDING, société par actions simplifiée au capital de 20 000 € , immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Marseille sous le numéro 893 119 966, dont le siège social est situé au 1120 route de Gémenos, 13400 Aubagne, elle-même représentée par son président, Monsieur Jean-Luc BRAVO. (Ci-après « NEOXOM »).

NEOXOM peut être amenée à collecter et traiter des données personnelles concernant :
- les visiteurs et utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs») du site internet https://www.neoxom.fr (ci-après le « Site ») lors de leur navigation sur le Site;
- ses clients (ci-après les « Clients ») dans le cadre de la relation contractuelle conformément aux Conditions Générales de vente accessibles au lien suivant https://www.neoxom.fr
- (ci-après les « CGV ») ;
- les salariés, associés, agents, mandataires, stagiaires, alternants, intérimaires, prestataires et autres préposés intervenant pour le compte du Client (ci-après les « Intervenants »).

Ensemble, les Utilisateurs, les Clients et les Intervenants sont désignés les « Personnes Concernées ».

NEOXOM est soucieuse de la protection de la vie privée et des données personnelles des Personnes Concernées. Elle veille à adopter et à respecter une politique de traitement des données à caractère personnel conforme à la réglementation en vigueur, notamment conformément au règlement UE n°2016/679 dit « Règlement Général relatif à la Protection des Données » (le « RGPD ») et à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée.

La présente Politique est remise électroniquement aux Clients par email.

Il est expressément précisé que dans la mesure où NEOXOM n'est en relation contractuelle qu'avec les Clients, ces derniers sont en charge de communiquer les informations contenues dans cette Politique à tous les Intervenants dès lors que leurs données personnelles sont susceptibles d'être traitées par NEOXOM.

Les Utilisateurs peuvent quant à eux consulter la Politique sur le Site au lien suivant https://www.neoxom.fr.

NEOXOM se réserve le droit de modifier la Politique à tout moment et s'engage à informer les Clients de ces changements par email et d'en informer les Utilisateurs par le biais d'une notification lors de la navigation sur le Site Internet.

1 - Responsable de traitement

NEOXOM est le responsable de traitement des données personnelles collectées et traitées concernant les Utilisateurs, dans le cadre de leur navigation sur le Site, ainsi que concernant les Clients et Intervenants dans le cadre de la relation contractuelle avec les Clients en application des CGV.

Le responsable de traitement est la personne ou l'entité (ici NEOXOM) qui détermine les modalités et les finalités du traitement de données à caractère personnel. Il endosse la responsabilité du traitement de données personnelles qu'il met en œuvre et il est le principal contact des Personnes Concernées pour que celles-ci s'informent ou fassent valoir leurs droits.

NEOXOM peut être contactée aux coordonnées renseignées à l'article 10 « Contact » de la présente Politique.

2 - Collecte des données
2.1 - Source des données personnelles

NEOXOM collecte les données personnelles concernant les Utilisateurs :
Lors de leur navigation sur le Site par le biais de Cookies et autres traceurs. Pour plus d'information sur l'utilisation des Cookies et autres traceurs par NEOXOM, les Utilisateurs sont invités à consulter la Politique de Gestion des Cookies, accessible au lien suivant : https://www.neoxom.fr

  • Directement auprès des Utilisateurs lorsque ceux-ci contactent NEOXOM

NEOXOM collecte les données personnelles concernant les Clients (et/ou leurs Intervenants) :

  • Directement auprès des Clients (et/ou de leurs Intervenants) dans le cadre de la relation commerciale et/ou contractuelle avec le Client, ou
  • Auprès de tiers lorsque ces derniers ont reçu l'autorisation de communiquer les données de la Personne Concernée afin que celle-ci soit contactée par NEOXOM.

2.2 - Caractère obligatoire de la fourniture des données

Certaines données sont nécessaires dans le cadre de la relation contractuelle. Les informations obligatoires à compléter sont indiquées sur les formulaires de NEOXOM par un astérisque ou par la mention « information obligatoire ». A défaut de fournir ces informations, NEOXOM ne pourra pas mettre en œuvre la relation contractuelle et/ou les services concernés.

Certains Cookies sont également nécessaires pour la navigation sur le Site. Pour plus d'information au sujet de l'utilisation des Cookies et autres traceurs par NEOXOM, les Utilisateurs sont invités à consulter la Politique de Gestion des Cookies, accessible au lien suivant : https://www.neoxom.fr/...

Enfin, d'autres données sont facultatives et ne sont traitées par NEOXOM que lorsqu'elles sont communiquées spontanément par la Personne Concernée.

2.3 - Exactitude des données

NEOXOM fait ses meilleurs efforts pour maintenir les données personnelles des Personnes Concernées exactes et complètes. Afin de s'assurer que les données les concernant sont à jour, les Personnes Concernées peuvent contacter NEOXOM aux coordonnées mentionnées à l'article 10 « contact » de la présente Politique.

3 - Finalités et bases légales des traitements

NEOXOM traite les données personnelles des Personnes Concernées conformément aux bases légales suivantes pour les finalités décrites ci-dessous :

Dans le cadre de l'exécution d'un Contrat ou de mesures précontractuelles pour la fourniture de services conformément aux CGV :

  • les éventuels échanges entre NEOXOM et le Client pour obtenir des informations au sujet des services et tous autres échanges préalables à la commande ;
  • la communication et la gestion de l'acceptation du devis, des CGV et de la présente Politique ;
  • la mise en œuvre de la reiation contractuelle conformément aux CGV ;
  • la prise de commande / signature des devis & contrats;
  • le paiement des commandes ;
  • la facturation ;
  • l'exécution des services ;
  • la gestion administrative et le suivi des dossiers;
  • la gestion des éventuelles réclamations.

Dans le cadre des obligations légales de NEOXOM :

  • satisfaire aux obligations légales et règlementaires auxquelles NEOXOM est soumise, comme notamment (sans s'y limiter) la déclaration fiscale afférente aux transactions et la conservation des factures;
  • la tenue d'une comptabilité ;
  • la prévention du blanchiment, de la fraude, du financement du terrorisme, et la lutte contre la corruption;
  • la formation des équipes au titre des obligations légales auxquelles NEOXOM est soumise en qualité d'employeur ;
  • gérer les demandes des Personnes Concernées au titre de leurs droits en matière de protection des données personnelles;
  • répondre à toute demande, ordre ou ordonnance d'une autorité judiciaire ou administrative.

Dans le cadre de l'intérêt légitime de NEOXOM, dans le respect des libertés et droits fondamentaux des Personnes Concernées :

  • la prise de contact avec NEOXOM par le biais de l'utilisation du formulaire de contact sur le Site ou par le biais des coordonnées de contact de NEOXOM mises à disposition sur son Site, ses cartes de visites, ses réseaux sociaux et/ou par tout autre moyen (l'intérêt légitime de NEOXOM est de promouvoir et d'améliorer ses services en répondant aux questions et communications des Personnes Concernées) ;
  • la prise de contact par NEOXOM lorsque les coordonnées d'un Client prospectif lui ont été remises directement par la Personne Concernée ou par un tiers autorisé ;
  • la mise à disposition, le maintien et l'amélioration du Site (l'intérêt légitime de NEOXOM est de promouvoir ses services, de développer son activité et d'améliorer sa stratégie commerciale et marketing) ;
  • la gestion du recouvrement (l'intérêt légitime de NEOXOM est de faire respecter et exécuter ses droits) ;
  • le fait de détecter, enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant les activités illégales, les abus, les suspicions de fraude ou les situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité ou les droits d'une personne ou d'une entité, et s'en servir de preuve en cas de contentieux (l'intérêt légitime de NEOXOM est de prévenir la fraude et toute activité interdite ou illégale, ainsi que de faire respecter et exécuter ses droits) ;
  • la protection et la défense de ses droits et intérêts devant les tribunaux, juridictions ou autorités compétents (intérêt légitime de NEOXOM est de faire respecter et exécuter ses droits) ;
  • le fait de permettre la formation de ses employés, stagiaires, intérimaires et autres préposés (l'intérêt légitime de NEOXOM est de maintenir le niveau de compétence et d'enrichir les connaissances de ses équipes) ;
  • le fait de permettre la réalisation d'audits de conformité et de sécurité et/ou d'audits dans le cadre d'opérations de fusion acquisition (l'intérêt légitime de NEOXOM est de maintenir un niveau élevé de compétence, de qualité et de conformité à la règlementation, ainsi que de développer des stratégies d'entreprise).

Avec le consentement du Client ou de l'Utilisateur :

  • Exceptionnellement, lorsque NEOXOM souhaite traiter des données personnelles pour des finalités autres que celles susmentionnées, NEOXOM le fera sur la base du consentement de la Personne Concernée.

4 - Catégories de données personnelles

Les informations collectées par NEOXOM au sujet du Client ne sont pas des données à caractère personnel lorsqu'il s'agit d'informations au sujet d'une société uniquement. (Par exemple, une ligne téléphonique générale d'accueil dédiée à la société ou une adresse email de type «contact@nomdelasociete.com » ne sont pas des données à caractère personnel.)

En revanche, les informations relatives au Client, lorsqu'il s'agit d'une personne physique, ou aux Intervenants et Utilisateurs sont des données à caractère personnel se rapportant à des individus (comme les noms et coordonnées des personnes de contacts intervenant au sein de la société du Client dans le cadre de la relation commerciale avec NEOXOM).

A ce titre, NEOXOM est susceptible de collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

  • Lors des échanges avec NEOXOM, de la gestion des dossiers et des éventuelles réclamations :
    nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone et tout autre élément communiqué spontanément par la Personne Concernée lors de ses échanges avec NEOXOM.
  • Lors de la signature des devis et contrats :
    nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email et signature du Client (ou de ses Intervenants), adresse de facturation, adresse du chantier et numéro de SIRET (pour les Clients professionnels).
  • Lors du paiement : nom, prénom, adresse de facturation, coordonnées bancaires (non conservées), numéro de SIRET et de TVA (pour les Clients professionnels).
  • Lors de la facturation, du recouvrement et de l'archivage des factures :
    nom, prénom, adresse de facturation, numéro de SIRET et de TVA (pour les Clients professionnels) et habitudes de consommation du Client.
  • Lors de la fourniture des services : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone du Client (ou de ses Intervenants) et adresse du chantier.
  • Lors de la navigation sur le Site Internet : informations relatives au type d'appareil utilisé, adresse IP, type de navigateur, langue du navigateur et autres informations collectées par les cookies et autres traceurs installés sur le Site, comme notamment les pages consultées et le nombre de clic.
    Pour plus d'informations sur l'utilisations de Cookies et autres traceurs, les Personnes Concernées sont invitées à consulter la Politique de Gestion des Cookies accessible au lien suivant : https://www.neoxom.fr/...

5 - Les données personnelles qui sont collectées et traitées par NEOXOM pourront être
transmises :

  • Aux personnes habilitées parmi les associés, salariés, stagiaires, alternants, intérimaires, agents, mandataires et autres préposés de NEOXOM ;
  • Aux prestataires de services ou aux sous-traitants auxquels NEOXOM fait appel pour l'accomplissement des finalités exposées à l'article 3 de la présente Politique (dans la limite des données nécessaires à l'accomplissement de ces finalités) ;
  • Aux services de police, aux autorités administratives et/ou judiciaires (ou plus généralement aux organismes publics), ainsi qu'à la compagnie d'assurance de NEOXOM, en cas de violation des CGV ou d'une obligation légale ou règlementaire, dans le cadre du respect des obligations légales de NEOXOM, ou pour lui permettre d'assurer la défense de ses droits et intérêts ;
  • Aux conseils juridiques et avocats de NEOXOM en tant que de besoin ;
  • A tout nouveau propriétaire ou partenaire en cas d'opération de fusion et/ou acquisition de tout ou partie de la société NEOXOM.

6 - Sécurité des données personnelles

NEOXOM met en œuvre des mesures de sécurité organisationnelles, techniques, logicielles et physiques pour protéger les données personnelles contre toute perte, accès non autorisé, divulgation ou altération.

7 - Hébergement et transfert des données personnelles en dehors de l'Espace Économique Européen

Les données personnelles collectées dont NEOXOM est responsable sont hébergées en France sur les serveurs de NEOXOM qui sont hébergés par OVH SAS 2 rue KELLERMANN 59100 ROUBAIX.

Les données personnelles dont NEOXOM est responsable ne sont habituellement pas transférées en dehors de l'Espace Économique Européen (ci-après l'« EEE »).

Exceptionnellement, si les données étaient amenées à être transférées en dehors de l'EEE, espace en dehors duquel les standards du RGPD ne sont pas applicables, afin d'assurer une protection équivalente à celle offerte dans l'EEE, les transferts de données en dehors de l'EEE seraient :

  • à destination d'un pays ayant reçu une décision d'équivalence de la part de la Commission Européenne
  • à destination d'entités ayant adopté des règles contraignantes conformes au RGPD
  • encadrés par des clauses contractuelles basées sur les clauses types de la Commission Européenne

8 - Conservation des données

NEOXOM conserve les données personnelles des Personnes Concernées pour le temps nécessaire à l'accomplissement des finalités poursuivies, le cas échéant augmenté des durées légales d'archivage, de conservation de certaines données et de prescription. À l'issue de ces périodes, les données personnelles seront soit supprimées, soit anonymisées de façon irréversible par NEOXOM.

La durée de conservation dépend du type de données personnelles et de la finalité. La durée de conservation est en particulier déterminée selon les critères suivants :

  • La durée de la relation contractuelle avec le Client ;
  • La régularité des Commandes effectuées auprès de NEOXOM ;
  • La régularité de la navigation sur le Site Internet par l'Utilisateur ;
  • L'existence d'obligations légales ou contractuelles imposant à NEOXOM de conserver les données ;
  • L'existence d'une durée de conservation spécialement définie par la règlementation applicable (par exemple obligation de conserver les factures pendant 10 ans) ; et
  • Le type de données personnelles, notamment celles nécessitant une attention et des précautions particulières (par exemple les informations bancaires).

Dans ce contexte, NEOXOM retient les durées de conservation suivantes :

  • Les données concernant les Utilisateurs, les Clients et Intervenants sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le Client le cas échéant, et au plus tard pendant les trois années suivant la dernière interaction avec NEOXOM.
  • Les données seront ensuite supprimées ou anonymisées de façon irréversible par NEOXOM, sauf si ces données doivent être conservées à des fins de comptabilité, dans le cadre d'obligations légales, de règlement des différends, de recouvrement ou de prévention de la fraude, auquel cas les données seront conservées pendant la durée exigée par la loi ou pendant les durées de prescriptions applicables.
  • Les factures seront conservées pendant une durée de dix (10) ans à compter de leur date d'émission.
  • Les informations de carte bancaire ne sont pas conservées après le paiement.
  • Les preuves de paiement (y compris coordonnées bancaires figurant sur les chèques et les preuves de virements) sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée des durées de prescription applicables.

Pour plus d'information concernant la durée de conservation des données personnelles, les Personnes Concernées sont invitées à prendre contact avec NEOXOM aux coordonnées renseignées à l'article 10 ci-dessous.

9 - Droits de l'Utilisateur

Les Personnes Concernées disposent, dans les conditions du RGPD et des lois applicables en France, des droits suivants :

  • Droit d'information : les Personnes Concernées ont le droit d'obtenir de NEOXOM des informations relatives au traitement des données personnelles par NEOXOM les concernant.
  • Droit d'accès : les Personnes Concernées ont le droit d'obtenir de NEOXOM la confirmation que leurs données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données ainsi que les informations relatives aux finalités du traitement (art. 15 du RGPD).
  • Droit de rectification : les Personnes Concernées ont le droit d'obtenir de NEOXOM, dans les meilleurs délais, la rectification de leurs données personnelles qu'ils jugent inexactes (art. 16 du RGPD).
  • Droit à l'effacement : les Personnes Concernées ont le droit d'obtenir de NEOXOM l'effacement de leurs données personnelles, dans les conditions prévues à l'article 17 du RGPD. Ce droit ne s'applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou d'une mesure précontractuelle, NEOXOM ne sera pas en mesure d'exécuter ledit contrat ou les dites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas d'effacement.
  • Droit à la limitation du traitement : les Personnes Concernées peuvent obtenir de NEOXOM la limitation du traitement de leurs données personnelles dans les conditions de l'article 18 du RPGD. Ce droit ne s'applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou d'une mesure précontractuelle, NEOXOM ne sera pas en mesure d'exécuter le dit contrat ou lesdites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas de limitation du traitement.
  • Droit d'opposition : les Personnes Concernées ont le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de leurs données personnelles, dans les conditions de l'article 21 du RGPD. Ce droit ne s'applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou d'une mesure précontractuelle, NEOXOM ne sera pas en mesure d'exécuter ledit contrat ou les dites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas d'opposition au traitement de données personnelles.
  • Droit à la portabilité : les Personnes Concernées ont le droit de recevoir de NEOXOM, ou de demander à NEOXOM l'envoi à une tierce personne, des données personnelles les concernant qu'ils ont fourni à NEOXOM, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (art. 20 du RGPD).
  • Droit de retirer son consentement : les Personnes Concernées ont le droit de retirer leur consentement au traitement de leurs données si ce traitement est fondé sur le consentement. Le retrait de ce consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
  • Droit d'organiser le sort de ses données personnelles après sa mort : les Personnes Concernées peuvent définir des instructions post-mortem générales ou particulières, relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de leurs données à caractère personnel après leur décès (Loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978, telle que modifiée, art. 40,11).
  • Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, les Personnes Concernées ont le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle s'ils considèrent que le traitement de données personnelles les concernant constitue une violation de la règlementation applicable aux données à caractère personnel (art. 77 du RGPD).
    En France, l'autorité de contrôle est la CNIL, dont le siège est situé 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, et dont le site internet est accessible à l'adresse suivante : https://www.cnil.fr
    Les Clients et Utilisateurs sont cependant invités à prendre contact avec NEOXOM avant toute réclamation auprès d'une autorité de contrôle, ou avant d'engager tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Les Personnes Concernées peuvent exercer ces droits auprès de NEOXOM (aux coordonnées indiquées à l'article 10 « Contact» ci-dessous) sans frais, sauf en cas de demandes manifestement infondées, excessives ou répétées, auquel cas des frais pourront être appliqués.

10 - Contact

Pour plus d'informations sur le traitement des données personnelles les concernant ou pour exercer leurs droits, les Personnes Concernées peuvent contacter NEOXOM aux coordonnées suivantes :

Adresse : 1120 route de Gémenos Centre d'affaires Alta ROCCA, 13400 Aubagne
Téléphone: 04.84.25.84.25 / 07.68.94.03.70
Email : rgpd.neoxom@gmail.com